En quoi consiste l’inspection professionnelle ?
L’inspection professionnelle est un mécanisme de contrôle de l’exercice de la profession, principalement basé sur une approche de prévention, permettant à l’Ordre de répondre à sa mission de protection du public. Par la sélection aléatoire des membres à inspecter et la récurrence des inspections au cours de la carrière de chaque membre, il permet l’identification de pratiques à risque et l’amélioration des compétences par l’envoi de recommandations ciblées. C’est également une occasion pour l’Ordre de faire des rappels à ses membres sur les règlements et obligations déontologiques.
Un programme annuel d’inspection est approuvé par le conseil d’administration (CA) de l’Ordre. Vous pouvez le consulter dans la section « Documents », à droite ou au bas de la page selon votre choix d’affichage.
Ce programme :
- cible le nombre de membres à inspecter en audiologie et en orthophonie;
- précise les activités prévues en matière de développement;
- décrit les modalités d’inspection et leurs objectifs;
- explique les critères de sélection.
S'assurer d'une pratique conforme et compétente
L’inspection professionnelle constitue une opportunité de faire le point sur votre pratique et de vous poser des questions, de vous approprier les normes de pratique, d’améliorer les services rendus et de préciser vos besoins de formation.
L’inspection constitue un repère dans votre réflexion sur votre pratique et vous permet de vous assurer qu’elle est conforme et compétente.
Le processus d'inspection professionnelle
Le processus d’inspection révisé en 2020 débute par un questionnaire initial d’autoévaluation que chaque membre sélectionnée ou sélectionné doit remplir et accompagner d’un rapport d’évaluation qu’elle ou il a rédigé dans la dernière année. Cette démarche amène la ou le membre à jeter un regard critique sur sa pratique et ses activités professionnelles, notamment sur le plan de :
- son développement et le maintien de compétences;
- sa tenue de dossiers;
- son raisonnement clinique;
- son jugement professionnel;
- le respect de la règlementation et de la déontologie;
- le niveau de compétences attendues à titre d’orthophoniste ou d’audiologiste.
Étape 1 : Questionnaire initial d’autoévaluation
- L’avis d’inspection est envoyé par courriel à une sélection de membres. Cet avis est accompagné d’un lien pour accéder au questionnaire en ligne.
- La complétion du questionnaire prend en moyenne de 60 à 90 minutes pour les membres qui exercent un rôle clinique, c’est-à-dire qui ont effectué des interventions orthophoniques ou audiologiques auprès d’au moins une personne au cours des 12 derniers mois. Elle prend en moyenne 30 à 60 minutes pour les membres non-cliniciennes ou non-cliniciens.
- Le questionnaire est divisé en plusieurs sections et il est possible pour les membres d’enregistrer leurs réponses à la fin de chacune d’elles pour y revenir à un autre moment.
- Un rapport d’évaluation d’une cliente ou d’un client rédigé au cours des 12 derniers mois doit être joint à la fin du questionnaire. Dans le contexte où une ou un membre n’a pas un tel document en sa possession, elle ou il doit contacter le service de l’inspection professionnelle dans les meilleurs délais après la réception de l’avis d’inspection afin de déterminer ce qu’elle ou il devra déposer comme document.
- Le questionnaire doit être rempli dans un délai de 21 jours. La date limite est inscrite dans l’avis d’inspection.
Une fois cette étape complétée, les membres peuvent s’attendre à un retour par courriel dans un délai de deux à trois mois. Ce délai peut être légèrement plus long durant la période estivale.
À noter
L’adresse courriel inscrite dans vos préférences de communication sur le Portail OOAQ est celle utilisée par l’inspection professionnelle. Assurez-vous qu’elle soit valide en tout temps.
Étape 2 : Complément d’informations requis
À la suite de l’analyse des questionnaires, si l’inspectrice ou l’inspecteur juge que davantage d’informations sont nécessaires, elle ou il peut procéder à :
- Une requête documentaire: demande d’informations écrites supplémentaires (rapports ou synthèses, dossiers complets ou tous autres documents jugés pertinents).
- Une entrevue: échanges avec la ou le membre sur sa pratique en concordance avec les différents rôles liés aux profils de compétences et sur les documents transmis dans le cadre du processus d’inspection. Elle peut être réalisée à distance (par contact téléphonique ou par visioconférence) ou sur le lieu d’exercice de la ou du membre. Cette entrevue est d’une durée d’environ 60 à 90 minutes et des documents complémentaires peuvent être demandés avant ou pendant l’entrevue.
- Une visite d’inspection par observation (VIPO): occasion d’observer la pratique de la ou du membre en situation naturelle auprès de clientes ou de clients, sur son lieu d’exercice. Cette visite est d’une durée d’environ une demi-journée (entre trois et quatre heures) et des documents complémentaires peuvent être demandés avant ou pendant la visite.
Étape 3 : Fin de la collecte d’informations et décision du comité d’inspection professionnelle
Une fois que l’analyse de toutes les informations colligées est terminée, plusieurs décisions peuvent être recommandées par les inspectrices et les inspecteurs, puis prises par le comité d’inspection professionnelle (CIP). Consultez ci-dessous les types de décisions pouvant être fixées.
Fin de l’exercice d’inspection avec ou sans recommandations
Conformité apparente de la pratique ou nécessitant des ajustements mineurs. Le CIP peut alors transmettre quelques recommandations sans effectuer de suivi de contrôle.
Recommandations avec suivi de contrôle
Non-conformité de la pratique sans risque imminent pour la protection du public. Lorsque le CIP juge nécessaire de vérifier la mise en application des recommandations émises, il peut demander une inspection de contrôle. Ce suivi se fait alors généralement entre trois et quatre mois après l’envoi des recommandations à la ou au membre et peut se faire par requête documentaire, par entrevue ou par VIPO.
Recommandations avec plan de développement en engagement volontaire
Non-conformité de la pratique avec risque pour la protection du public. Lorsque le CIP identifie des lacunes plus importantes, il peut proposer à la ou au membre de convenir d’un plan de développement ciblant des moyens pour améliorer sa pratique. Les moyens choisis pour y arriver peuvent, par exemple, être un ou des cours ou formations, un stage ou du mentorat.
La décision du CIP est acheminée par courriel aux membres dans un délai d’environ deux mois suivant l’inspection.
L’INSPECTION PORTANT SUR LA COMPÉTENCE
Cette inspection peut être demandée par le CIP à tout moment durant le processus s’il a des inquiétudes particulières sur la pratique d’une ou un membre et qu’il a des raisons de croire en la présence de préjudices potentiels pour le public. Elle est réalisée sur le lieu d’exercice de la ou du membre et inclut généralement une observation de la pratique auprès de quelques clientes et clients, des discussions avec la ou le membre et des consultations de dossiers ou autres documents pertinents. Elle dure en moyenne sept heures et peut être effectuée pendant une journée complète ou divisée en deux demi-journées.
Les principaux référentiels et règlements sur lesquels s’appuient l’inspection professionnelle sont :
- le Code de déontologie de l’OOAQ;
- les profils de compétences nationales pour l’orthophonie et pour l’audiologie;
- le Règlement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de l’OOAQ;
- la Politique de développement professionnel de l’OOAQ;
- le Code des professions.
Foire aux questions (FAQ) - Inspection professionnelle
Vous avez reçu un avis d’inspection et vous avez des questions ?
La foire aux questions suivante présente les questions les plus fréquentes.
1 - À quelle fréquence les membres se font-ils inspecter ?
La cible visée par les programmes d’inspection professionnelle des dernières années a beaucoup fluctué en raison de la révision du processus d’inspection et de la COVID-19. On estime que les membres sont généralement inspectées et inspectés à tous les huit ans.
2 - Est-ce que les membres sont inspectées et inspectés plus systématiquement en début de carrière ?
À chaque année, les critères de sélection des membres à inspecter sont inscrits dans le programme annuel de l’inspection professionnelle, adopté par le conseil d’administration. Les critères peuvent être modifiés d’année en année en fonction de la réalité et des enjeux qui évoluent avec le temps.
Pour l’année 2023-2024, le programme prévoit que toutes les personnes membres depuis deux ans seront inspectées et inspectés. C’est alors un bon moyen de s’assurer que la pratique de ces membres est conforme aux lois, règlements et profils de compétence. Si des lacunes sont constatées, c’est également l’occasion de leur offrir la rétroaction nécessaire et, au besoin, de l’accompagnement.
3 - Comment se fait la sélection des membres pour l’inspection ?
La sélection est effectuée de manière aléatoire. Il peut aussi s’agir d’un suivi à une demande du conseil d'administration ou du bureau du syndic.
4 - Qui procède à l’inspection des membres ?
Près de 10 orthophonistes et audiologistes, exerçant des fonctions cliniques et provenant de différents secteurs, évaluent les dossiers d’inspection professionnelle. Ces inspectrices et inspecteurs étudient des dossiers d’inspection proches à leur pratique. Les choix se basent sur un rigoureux processus de sélection, incluant la vérification de la qualité de la pratique et une entrevue de sélection. Elles et ils bénéficient de plus de formations tout au long de leur mandat.
5 - À quel moment de l’année se déroulent les activités d’inspection ?
Le questionnaire d’autoévaluation de la phase initiale devrait être envoyé en trois à quatre cohortes annuellement. Ainsi, les activités sont en continu tout au long de l’année.
6 - Y a-t-il un processus d’inspection professionnelle différent selon que les membres exercent au privé ou au public ?
Le processus d’inspection est le même pour l’ensemble des membres, quel que soit leur milieu de pratique.
7 - Est-ce que les membres de l’OOAQ qui n’exercent aucune activité clinique peuvent se faire inspecter ?
Lors de la refonte du processus d’inspection, il a été prévu de vérifier certains aspects chez les membres n’ayant aucune activité clinique (ex. : membre ayant un rôle de chef de programme, coordonnateur clinique, professeur, chercheur, etc.), notamment les activités de développement professionnel et le respect du Code de déontologie.
8 - Est-ce que la clientèle d’une ou d’un membre se faisant inspecter doit être informée que leur dossier sera vu par une tierce partie ? Est-ce que les rapports doivent être «dénominalisés» avant l’inspection ?
Pas du tout. Aucun consentement n’est requis par la cliente ou le client en inspection pour la consultation de dossiers et l’inspectrice ou l’inspecteur doit avoir accès à toutes les informations si elle ou il veut être en mesure d’apprécier les démarches cliniques de la ou du membre et de lui faire un retour pertinent, au besoin.
Le Code des professions prévoit à l’article 112 que le comité d’inspection :
… surveille l’exercice de la profession par les membres de l’Ordre. Il procède notamment à l’inspection de leurs dossiers, livres, registres, médicaments, poisons, produits, substances, appareils et équipements relatifs à cet exercice ainsi qu’à la vérification des biens qui leur sont confiés par leurs clients ou une autre personne.
Les inspectrices, inspecteurs et les membres du CIP prêtent serment avant leur entrée en fonction et sont donc tenues et tenus au secret professionnel.
9 - Est-ce que l’employeur de la ou du membre est informé des activités d’inspection ?
Il n’appartient pas à l’OOAQ d’informer l’employeur que la ou le membre est en processus d’inspection. C’est la décision de la ou du membre d’informer son employeur ou non.
10 - Que se passe-t-il après l’inspection ?
À la fin de chaque activité d’inspection, l’inspectrice ou l’inspecteur rédige son rapport d’inspection et le soumet au CIP. Lors de ses réunions périodiques, le CIP procède à l’étude de tous les rapports d’inspection qui lui sont soumis et fait parvenir aux membres concernées et concernés sa décision ainsi que des rétroactions ou recommandations dans les 30 jours suivants la date de sa réunion.
11 - Que dois-je faire si j’ai des questions ou commentaires concernant le processus d’inspection ou la décision rendue par le CIP ?
La ou le membre qui a des questions concernant le processus peut s’adresser à la coordonnatrice à l’inspection professionnelle par courriel à inspection@ooaq.qc.ca. En cas de problème en cours d’inspection, cette adresse courriel peut également être utilisée pour joindre la directrice de la qualité de la pratique.
Un sondage de satisfaction est acheminé à toutes et à tous les membres qui terminent un exercice d’inspection afin de recueillir leurs commentaires. Ces derniers sont ensuite utilisés pour améliorer le processus ou pour bonifier la formation des membres de l’équipe.